关于销售与收款循环内部控制情况的审计报告(3) - 销售与管理杂志社投稿

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关于销售与收款循环内部控制情况的审计报告(3)

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摘要：

风险影响:用数据来改善销售决策、为考核提供依据将是销售与毛利分析的重要作用。显尔易见，缺少分析体系的管理是不到位的，对问题的解决也不具有针对性。

审计建议:建立销售分析制度，定期对销售及毛利情况进行报告。分析报告应充分了解业务情况,同时报告使用人员一定要重视分析的结果，千万不能拿到了报告，看上一眼就扔在一边了，而是一定要督促相关部门、人员一起来分析问题、研究对策。分析析制度的建立应由财务部在调查业务及管理层需求的基础上进行，通过各种途径收集内外部及行业、竞争对手各时期的相关数据。

10、收款方面存在的缺陷。

A、部份外借收据尚未归还,如深圳办、客服部、汕头等部门去年所借空白收据至今未返还公司留存备查，其中汕头维修员欧海波未还收据达十张、深圳办为六张。

B、返回的收款收据无客户的签字确认,如维修业务普遍存在此现象。

C、部份收款收据无出纳签名。我们在检查四月份凭证时，发现有个别现金收款收据出纳未签名,后经指出均已补齐手续。

D、现金收款比重较大，以至造成不少坐支情况。

风险影响:存在内控风险，容易形成截留、挪用、坐支及责任不清现象，给相关人员留有空子，造成公司损失。

审计建议:

A、财务部按计划借出空白收据，同时规定收据使用人员每季度至少到财务报账一次;如有未使用完的空白收据也需出示以便进行核对, 对未还再借的现象应严格控制，同时核减下次领用收据的份数。

B、售后维修收款收据开据的各联次必须一致，且要求客户在收据上签名确认。

C、出纳必须在现金收款收据上签收，核算主管加强审核力度。

D、要求客户、业务员尽量采取银行结算的方式收款。确实有困难时，如单笔现金收款金额超过两万元，应由经办人填写现金缴款单(进账单)存入公司开户银行，存款后凭银行回单到财务核销账目。

11、应收账款管理。

A、未明确对账要求，尚未形成定期核对应收款的制度;

B、目前的账龄分析表不够全面(仅针对部份客户，主要是工程、外贸等),由合同管理员负责但未经核算主管以上人员复核。

风险影响:无法确认账目的真实性程度,也可能产生债务纠纷问题;未定期进行账龄分析不利于及时发现存在问题，也可能造成超期甚至形成呆坏账。

审计建议:

A、要求最短一季度进行一次应收账款的全面核对，需对账目差异及时查找原因并进行处理，最终对账结果需由客户签字确认，并保存好对账单据。建议此项工作由财务部出具明细对账对，由销售部门负责发出、回收，回收工作于半个月内结束。

B、每月全面编制应收账款账龄分析表，并经适当人员进行复核。

12、客户及用户档案管理方面问题:

A、公司未统一明确档案管理工作由哪些岗位负责。如营销中心销售部及XX业务部由部门文员进行管理、外贸等由业务人员自已管理、工程客户及售后档案由客服务部理。

B、客户档案日常管理不够规范。如客户档案无编号控制、客服部档案未进行归类整理、经销商最终客户信息收集不全、用户保修记录不全。

C、多数档案只有客户名称、地址、联系人姓名及电话等，缺少更为详细背景资料,如资信状况、财务状况、经销商安装售后人数、其他代理品牌。

风险影响:

A、档案管理混乱不利于公司客户资源的保持，甚至业务人员将客户资源变为私属资源，损害企业利益的风险。

B、客户档案的不完善会对售后服务开展形成较大的障碍，甚至会混淆保内保外情况，给公司造成损失。

C、对利用现有客户资源开展宣传推广活动造成困难。

D、档案管理不规范不利于开展客户信用评估工作。

审计建议:公司“用户档案管理”应尽快发布，以规范混乱的档案管理工作。目前公司也正在实施客户关系系统(CRM)，这对规范客户档案工作有很大的帮助，但要注意做好前期准备工作，充分考虑各种需求及可能出现的问题，各使用部门要提高认识，并指定专人积极配合实施工作。

建议公司设立专人负责全公司的客户档案工作，工作内容包括客户档案的创建、更新、维护、保管以及档案资料的跟催、借阅管理等。档案内容包括客户基本信息、信誉记录、维修保养记录、BOM表等等。

文章来源：《销售与管理》网址: http://www.xsyglzz.cn/zonghexinwen/2020/0713/362.html